仕事を進める上で欠かせないのが、書類の印刷やスキャンを行う複合機です。購入すると非常に高価な機械ですが、多くの企業では「リース」という仕組みを利用して賢く導入しています。しかし、月々の支払いや契約のルールなど、初めての方には分かりにくい部分も多いはずです。本記事では、複合機リースの相場や仕組み、注意点を解説します。
複合機のリース料金はどれくらい？月々の相場
複合機をリースで導入しようと考えたとき、真っ先に気になるのが毎月の支払い額です。実はリース料金には決まった定価がなく、選ぶ機械の性能や機能によって金額が大きく変動します。ここでは、一般的なオフィスでよく使われている料金の目安や、金額が上下する理由について詳しく見ていきましょう。
一般的なオフィスで選ばれている価格帯
多くの企業が利用している標準的な複合機の場合、月額のリース料金は1万円から2万円前後に収まるケースが一般的です。もちろん、最低限の機能だけを備えたシンプルなモデルであれば月々4,000円程度から借りられることもありますし、非常に高性能なモデルなら2万5,000円を超えることもあります。
印刷するスピードが料金を左右する
リース料金を決める大きな要因のひとつに、機械の印刷スピードがあります。これは1分間に何枚の紙を刷れるかという数値で、このスピードが速ければ速いほど機械自体の価格が高くなり、結果として月々のリース料も上がります。大量の資料を一度に作る職場では高速機が必要になりますが、たまに数枚印刷する程度であれば、少し速度を抑えたモデルを選ぶことでコストを大幅に節約することが可能です。
本体価格とオプション機能の関係
複合機には、ホチキス留めを自動で行う機能や、特殊な用紙に対応するトレイなど、さまざまなオプションを追加できます。こうした便利な機能を付け足すと、機械の本体価格が上がります。業務用の複合機は、新品で購入すると数十万円から、高いものでは400万円以上することもある高額な精密機器です。その高価な本体代金を分割して支払うのがリースの形であるため、本体価格の変動がダイレクトに月々の支払額に反映されます。
コピー機リースの仕組みとお金の内訳
リースは単純なレンタルとは異なり、三者間での契約となります。支払う料金がどのように計算されているのか、また本体代以外にどのような費用がかかるのか、その中身を紐解いてみましょう。リース会社が代わりに買ってくれる仕組み
リースの仕組みを簡単に説明すると、まずこちらが使いたい機種を選び、それをリース会社がメーカーから代わりに買い取ります。そして、リース会社が所有しているその機械を借りて毎月「使用料」を支払うという形になります。まとまった購入資金を一度に出す必要がなく、最新の設備を使い始められるのが最大のメリットです。
月々の支払額が決まる計算式
毎月支払うリース料金は、機械の本体価格に「リース料率」を掛け合わせて算出されます。この料率には、リース会社の利益だけでなく、固定資産税の支払いや保険料などが含まれているのが一般的です。そのため、少し高めの設定になりますが、その分面倒な税金の計算や事務手続きをすべてリース会社に任せられるという利便性があります。
忘れがちなカウンター料金の存在
リース料金以外に、運営コストとして重要になるのが「カウンター料金」です。これは印刷した枚数に応じて発生する従量課金制の費用で、1枚刷るごとに「モノクロ〇円、カラー〇円」と計算されます。この料金にはトナー代や故障した際の修理費用、定期的なメンテナンス代が含まれていることが多いため、別途インクを買い足す必要はありません。月額のリース料とこのカウンター料の合計が、実際の運用コストになります。
契約前に必ず確認したい大切なポイント
複合機のリース契約は、初期費用がかからないからと安易に決めてしまうと、後から思わぬ負担に悩まされることにもなりかねません。契約書にサインをする前に、必ずチェックしておくべき注意点がいくつかあります。失敗しないための判断基準を整理しておきましょう。
途中でやめられない原則を理解する
リース契約でもっとも注意しなければならないのは、原則として途中で解約ができないという点です。一般的にリースの期間は5年から6年に設定されますが、その期間中に「やっぱり必要なくなった」と思っても、残りの期間の料金を一括で支払わなければならないケースがほとんどです。会社の規模が縮小したり、逆に急成長して機械が足りなくなったりする可能性も考慮して、慎重に契約期間を検討する必要があります。
総合的なコストで比較を行う
月々のリース料金が他社より安く見えても、すぐに飛びつくのは禁物です。なぜなら、先ほどお伝えした「カウンター料金」が高く設定されている場合、たくさん印刷すると結局は高くついてしまうからです。リース料、カウンター料、基本料金などをすべて合算し、自社の平均的な印刷枚数でシミュレーションすることが欠かせません。
